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Autor: Höher Management GmbH | 21.07.2016 um 11:32 Uhr | 0 Kommentare

Mit dem Eisenhower-Prinzip den Arbeitstag effizient strukturieren

Der Tag war mal wieder viel zu kurz, um alles zu schaffen, was an Arbeit vorgesehen war. Obwohl man die ganze Zeit emsig gewuselt und gerödelt hat, hat sich der Aufgabenberg scheinbar nicht wirklich verkleinert. Und schlimmer noch: Wichtiges blieb unerledigt. Was in dieser schwierigen Situation fehlt, ist eine ebenso einfache wie praxisorientierte Strukturierungshilfe, die sich auf jeden Stundenplan und auf jedem Schreibtisch anwenden lässt. Denn nur dann, wenn man schnell entscheiden kann, was man wann zu tun und zu lassen hat, kehrt Sinn gebende Ordnung in das Tagesgeschäft ein. Und genau an diesem Punkt setzt das Eisenhower-Prinzip an.
 

Was ist wichtig? Was ist dringend?
Mit dem Eisenhower-Prinzip kategorisiert man Aufgaben und Tätigkeiten nach den zwei grundlegenden Faktoren der Wichtigkeit (wichtig: ja oder nein?) und der Dringlichkeit (dringlich: ja oder nein?). Kombiniert man diese beiden zweistufigen Variablen vollständig miteinander, dann erhält man vier verschiedene Untergruppen von Aufgaben, denen vier unterschiedliche Prioritäten zugeordnet werden:

 

Priorität 1: Zeitlich dringend und sachlich wichtig
Aufträge, die hier einsortiert werden, müssen unmittelbar zur sofortigen persönlichen Chefsache erklärt werden. Das können zum Beispiel akute heftige Schmerzen sein, die ganz offensichtlich der sofortigen medizinischen Notfallbehandlung bedürfen, aber auch wichtige termingebundene Eilaufträge, fristgebundene Steuererklärungen oder fest anberaumte Gerichtstermine.

 

Priorität 2: Zeitlich dringend, aber sachlich nicht unbedingt wichtig
Es ist mal wieder an der Zeit, den scheckheftgepflegten PKW zur regulären Inspektion zu bringen. Ein guter Bekannter hat bald Geburtstag, und er soll zu seinem Wiegenfest ein kleines Präsent bekommen. Solche und ähnliche Dinge haben naturgemäß eine gewisse terminliche Dringlichkeit, sind aber nicht von existenzieller Bedeutung. Darum sollte man sie im Anschluss an die Prio-1-Aufgaben selbst erledigen. Oder, noch besser, an eine zuverlässige Vertrauensperson delegieren.

 

Priorität 3: Sachlich wichtig, aber zeitlich nicht unbedingt dringend
In diese Gruppe fallen so angenehme Dinge wie gemeinsame Unternehmungen mit dem Partner, die Pflege von Hobbys und Freizeitinteressen, das Treffen mit Freunden und der Familie, oder ganz allgemein die Teilhabe am gesellschaftlichen Leben. Für diese ganz ohne Frage sehr wichtigen Aktivitäten sollte man sich immer dann Zeit nehmen, wenn man sie gerade hat oder findet. Am besten aber macht man sich für diese erfreulichen Annehmlichkeiten feste Termine im Kalender, die dann auch zuverlässig eingehalten werden. Kleiner Tipp an dieser Stelle: Es ist stets vorausschauend Sorge dafür zu tragen, dass Prio 3 nie unversehens zu Prio 1 mutiert. Denn wer da den Überblick verliert, könnte im Endeffekt menschlich sehr viel mehr verlieren, als er wollte oder dachte.

 

Priorität 4: Weder wichtig noch dringend
Das ist die Schlusslichtkategorie. Was hier reinkommt, sollte man sofort großzügig delegieren, für gelegentlich anfallende Perioden der unverplanten Freizeit vormerken, oder gleich im Rundordner komplett entsorgen.

Natürlich wird sich der Ungeübte zunächst daran gewöhnen müssen, die an ihn herangetragenen Anforderungen auf diese recht reduzierende Art und Weise zu sehen. Doch wenn man es sich erst einmal zur Gewohnheit gemacht hat, die Variablen „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ sorgsam zu betrachten und abzuwägen, dann wird man mit einer spürbaren Steigerung der eigenen Leistungseffizienz belohnt. Außerdem kann es aus rein psychologischer Sicht niemandem schaden, auf diesem Wege einmal eine individuelle und qualifizierte Bilanz zum Thema „persönliche Werte“ zu ziehen. Wer weiß? Vielleicht entwickelt sich daraus sehr viel mehr Selbsterkenntnis, als Dwight D. Eisenhower selbst es sich je zu träumen gewagt hätte. Davon kann man jedenfalls nur profitieren.Tags: Eisenhower-Prinzip, Zeitmanagement

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